O momento é diferenciado e singular. Indústria, comércio, prestadores de serviços e principalmente locais de entretenimento e aglomeração de pessoas como os clubes e associações estão fechados. O sustento e a continuação dessas entidades pode estar comprometidos se não tiver uma gestão adequada e reinventada para enfrentar esse momento de instabilidade.
Mas como proceder e o que é preciso nesse momento?
1 – Quadro social organizado
Com o quadro social organizado, cadastros atualizados e número de sócios ativos em mãos é possível fazer um replanejamento a qualquer momento, rever os contatos e quem realmente participa ativamente. Um simples telefonema ou envio de mensagem pode facilitar o entendimento desse sócio sobre a situação que a entidade esta enfrentando e de como ele é importante nesse momento.
2 – Conheça suas receitas e despesas
O conhecimento das receitas e despesas é fundamental. Com isso é possível provisionar lançamentos futuros que precisarão ser revistos nesse período de instabilidade. Corte de despesas são praticamente inevitáveis nesse momento mas é preciso ter um relatório geral listando tudo isso para saber qual o ponto de corte. Assim como saber das despesas uma previsibilidade de receitas é imprescindível, por isso precisamos ter o quadro social organizado, pois a principal receita vem dos sócios.
Com isso em mãos é possível fazer o balanço financeiro e saber que estratégia deve ser tomada.
3 – Gerar cobranças automatizadas
Só recebemos na secretaria do clube, o associado precisa vir até a associação para efetuar seu pagamento, quem emite as cobranças era a secretária mas o clube está fechado. Essas são situações que levarão a entidade a uma crise financeira neste momento de pandemia, pois as nossas despesas continuam e a nossa receita está zerada.
Com as cobranças automatizadas esses problemas são reduzidos a quase nada. No começo de cada ano, período de temporada ou a partir da entrada de um novo sócio podemos gerar todas as cobranças referente a sua participação na entidade. Dessa forma mesmo o clube ou associação estando fechados ele não deixará de receber suas cobranças.
4 – Disponibilize canais digitais de atendimento
Como o atendimento presencial pode ter sido comprometido neste momento é muito importante trabalhar com alternativas digitais. Um local onde o associados possa entrar e fazer uma atualização cadastral, acompanhar sua situação financeira, efetivar o pagamento de cobranças é essencial para que a saúde financeira da instituição não seja comprometida. Para clubes que vendem serviços de forma digital é importante disponibilizar um canal de captação de novos associados online, assim a receita pode continuar tendo entrada independente da situação dos meios físicos de atendimento.
5 – Flexibilize as condições de pagamento
Muitos associados podem estar enfrentando o mesmo problema da entidade então vão surgir aqueles que precisam flexibilizar os pagamentos. Deixar um período sem cobrar juros, diluir os valores pendentes em parcelas futuras. Esse são exemplos de negociações que podem ser feitos. Nunca deixe de cobrar um ou outro associado, a menos que se decida por não cobrar o valor de todos, ou é todos ou nenhum. Evite desgastes futuros e comprometimentos particulares, afinal o momento é difícil para todos e o seu clube ou associação precisa seguir em frente.
Uma solução que englobe todos esses pontos pode ser uma solução para toda a vida da entidade. Se isso faz todo sentido e você quer que seu clube ou associação supere esse momento e saia fortalecido, fale com um de nossos especialistas e saiba como podemos ajudar.