Por outro lado a necessidade de se reunir, interagir e conviver com outras pessoas vai ser muito grande. O sentimento de isolamento social faz com que essas necessidades sejam intensificadas. A partir do momento em que se retoma as atividades em um período pós-pandemia a tendência é que os associados procurem seus clubes e associações de maneira intensa.

Mas a sua associação esta usando esse período para repensar sua gestão, atividades, benefícios? Ou vai fazer ainda da velha forma, onde cada diretoria toma um rumo diferente, o controle e gestão é dependente de planilhas e os métodos de cobranças são inadequados?

Como preparar a associação para o período pós pandemia:

1 – Organize o quadro social

Aproveite o momento de baixa procura e demanda da associação para atualizar o quadro social, verificar quem realmente faz parte, atualizar endereços físicos, eletrônicos e dados telefônicos. Faça também uma filtragem nos dependentes e sócios com privilégios especiais.

2 – Ajuste suas finanças

Faça um balanço financeiro, pontue todas as contas a pagar e a receber e saiba onde pode investir ou reduzir custos.

3 – De opções online para os associados

Uma ótima maneira de evitar a saída de sócios e diminuir a inadimplência nesse período é ter possibilidade de serviços online. Já pensou em ter um site para sua associação com uma área destinada aos associados para que eles possam acessar e pagar suas mensalidades, ver conveniados, conversar com a associação, entre outras possibilidades?

4 – Mantenha a comunicação

A comunicação com os associados é parte fundamental para o andamento de qualquer atividade, use redes sociais, sites, e-mail, envio de SMS. Independente do que for escolhido tenha alguma maneira de se comunicar com os associados. Se alguns já visualizarem os seus comunicados eles mesmos se encarregarão de propagar a notícia e assim todos vão ficando mais atentos as atividades da associação.

5 – Tenha um sistema de gestão

Todos os itens citados anteriormente podem ser gerenciados com um sistema/software especializado. O benefício de um sistema é valioso, vantajoso e de baixo custo se comparado com as dificuldades administrativas, pois a gestão exige tempo extra do pessoal da diretoria, gastos com pessoal desnecessário e atendimento aos associados.

O Clubes Associados Software é um sistema especialista na gestão de clubes e associações, com ele você pode automatizar os processos gerenciais e de cobranças, se comunicar melhor e abrir canais de interação com os associados, dados consistentes que auxiliam na tomada de decisões e o mais importante: ter a gestão da sua associação na palma da sua mão.

Fale agora mesmo com um especialista e saiba como podemos ajudar a sua associação.

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Mas como proceder e o que é preciso nesse momento?

1 – Quadro social organizado

Com o quadro social organizado, cadastros atualizados e número de sócios ativos em mãos é possível fazer um replanejamento a qualquer momento, rever os contatos e quem realmente participa ativamente. Um simples telefonema ou envio de mensagem pode facilitar o entendimento desse sócio sobre a situação que a entidade esta enfrentando e de como ele é importante nesse momento.

2 – Conheça suas receitas e despesas

O conhecimento das receitas e despesas é fundamental. Com isso é possível provisionar lançamentos futuros que precisarão ser revistos nesse período de instabilidade. Corte de despesas são praticamente inevitáveis nesse momento mas é preciso ter um relatório geral listando tudo isso para saber qual o ponto de corte. Assim como saber das despesas uma previsibilidade de receitas é imprescindível, por isso precisamos ter o quadro social organizado, pois a principal receita vem dos sócios.

Com isso em mãos é possível fazer o balanço financeiro e saber que estratégia deve ser tomada.

3 – Gerar cobranças automatizadas

Só recebemos na secretaria do clube, o associado precisa vir até a associação para efetuar seu pagamento, quem emite as cobranças era a secretária mas o clube está fechado. Essas são situações que levarão a entidade a uma crise financeira neste momento de pandemia, pois as nossas despesas continuam e a nossa receita está zerada.

Com as cobranças automatizadas esses problemas são reduzidos a quase nada. No começo de cada ano, período de temporada ou a partir da entrada de um novo sócio podemos gerar todas as cobranças referente a sua participação na entidade. Dessa forma mesmo o clube ou associação estando fechados ele não deixará de receber suas cobranças.

4 – Disponibilize canais digitais de atendimento

Como o atendimento presencial pode ter sido comprometido neste momento é muito importante trabalhar com alternativas digitais. Um local onde o associados possa entrar e fazer uma atualização cadastral, acompanhar sua situação financeira, efetivar o pagamento de cobranças é essencial para que a saúde financeira da instituição não seja comprometida. Para clubes que vendem serviços de forma digital é importante disponibilizar um canal de captação de novos associados online, assim a receita pode continuar tendo entrada independente da situação dos meios físicos de atendimento.

5 – Flexibilize as condições de pagamento

Muitos associados podem estar enfrentando o mesmo problema da entidade então vão surgir aqueles que precisam flexibilizar os pagamentos. Deixar um período sem cobrar juros, diluir os valores pendentes em parcelas futuras. Esse são exemplos de negociações que podem ser feitos. Nunca deixe de cobrar um ou outro associado, a menos que se decida por não cobrar o valor de todos, ou é todos ou nenhum. Evite desgastes futuros e comprometimentos particulares, afinal o momento é difícil para todos e o seu clube ou associação precisa seguir em frente.

Uma solução que englobe todos esses pontos pode ser uma solução para toda a vida da entidade. Se isso faz todo sentido e você quer que seu clube ou associação supere esse momento e saia fortalecido, fale com um de nossos especialistas e saiba como podemos ajudar.

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