Comunicação interna é os esforços, focados em garantir um bom relacionamento e alinhamento entre uma organização, colaboradores e seus associados. A comunicação interna permite que a associação atue de forma integrada, promovendo maior produtividade, engajamento e resultados.
Colocar em prática não é algo tão complexo como parece. Existem estratégias simples que podem melhorar bastante a troca de informações dentro da associação.
Quer conhecer essas ações? Então, confira as 10 que listamos:
1. Conheça bem sua associação, seus colaboradores e seus associados
Vamos partir do princípio. Como a comunicação interna busca um alinhamento entre os colaboradores, associados e as estratégias da organização, é preciso estudar ambos muito bem.
Comece com sua associação e seus respectivos valores, objetivos, história, cultura e dados de mercado. Essas informações serão básicas para saber o que será compartilhado com o público interno.
2. Elabore um planejamento para essa área
Assim como qualquer outro projeto, a comunicação interna demanda um planejamento para colocar em ordem tudo que será feito posteriormente.
Uma estratégia organizada e consistente depende de um planejamento que antecipe as ações a serem executadas e os objetivos a serem alcançados.
No caso da comunicação interna, os objetivos variam de associação para associação, mas alguns mais conhecidos são:
- aumentar o alinhamento dos colaboradores e associados com os discursos da organização;
- alavancar o nível de satisfação dos funcionários e associados;
- melhorar a participação da diretoria nas reuniões estratégicas ou nas ações sociais da associação;
3. Incentive a comunicação clara e acessível
Simplicidade nos diálogos é requisito básico na comunicação interna. Não importa se uma mensagem vem de cima para baixo ou entre diferentes setores, ela precisa ser compreendida por todos os destinatários.
E, para isso acontecer, é importante que cada um conheça bem o perfil de quem receberá a informação.
O responsável pelo setor financeiro precisa evitar ao máximo uma linguagem técnica quando for se comunicar com alguém do marketing, por exemplo.
4. Seja transparente com os associados e colaboradores
Já falamos sobre isso no texto, mas não é demais reafirmar a importância da transparência no relacionamento com os colaboradores.
Manter os associados e colaboradores por dentro das novidades boas e ruins da associação é uma das maneiras de ter a confiança e o comprometimento do público interno.
Portanto, faça com que eles sejam os primeiros a conhecer as mudanças que impactarão sua rotina e participação. Afinal, é melhor que eles saibam por fontes internas do que externas.
Para isso, você pode enviar comunicados especiais por emails, vídeos, redes sociais internas e em reuniões presenciais.
5. Desburocratize o contato entre os setores
Qualquer tipo de barreira de contato entre as diferentes áreas de uma associação só reforça a criação de grupos isolados e a retenção de informações importantes.
Não tem muito cabimento o preenchimento de formulários ou o agendamento de horários para que os colaboradores ou associados consigam se comunicar com os diretores ou com colegas.
Os processos precisam ser mais simples e rápidos. E isso pode ser feito, por exemplo, com a eliminação de barreiras físicas, com a inclusão de uma área de lazer conjunta ou com a utilização de um software de comunicação interna.
O importante é abrir espaços para as conversas e fazer as informações fluírem de modo mais solto.
6. Ouça o que o público interno tem a falar
O colaborador e associado que é ouvido tende a se sentir mais valorizado pela associação. Esse é um dos fatores que fortalecem a sensação de pertencimento à organização.
Os colaboradores gostam de ver suas opiniões sendo recebidas, consideradas e reconhecidas por seus líderes.
Eles sabem que, por vivenciarem mais a parte tática e operacional da associação, têm condições de apontar falhas e sugerir melhorias para muitos dos processos internos.
Então, não deixe de abrir canais, como pesquisas internas de opinião, para receber as ideias e críticas dos colaboradores e associados. Seja receptivo e mostre que você está disposto a ouvi-los.
7. Utilize diferentes canais de comunicação
Deixamos para exemplificar os demais canais neste tópico pela variedade e pelas diferentes formas de abordagem de cada um.
Os meios mais usuais são: email, vídeos, murais, convenções, reuniões, intranets e TVs corporativas. Um exemplo de ferramenta para criar quadros brancos colaborativos é o Canva.
Você não precisa utilizar todos, mas é bom variar entre os meios tradicionais, os eventos presenciais e os canais digitais.
Assim, você atenderá as preferências de todos os associados e colaboradores e terá mais opções para adaptar os conteúdos das mensagens.
Por exemplo, o mesmo balanço financeiro de um mês pode ser enviado por email (texto), áudio, slides ou vídeo. Desse modo, se um associado ou colaborador estiver ocupado e não puder ler o conteúdo, poderá ouvi-lo.
8. Crie ações e eventos de relacionamento
Para estimular um convívio melhor entre os associados, colaboradores e diretores a promoção de eventos internos é sempre uma boa ideia.
Isso pode ser feito com festas temáticas, almoços em conjunto e happy hours.
Enfim, essas reuniões sociais são ótimas para aproximar os associados, colaboradores e diretores e aprimorar suas relações interpessoais.
9. Acompanhe e otimize os indicadores do setor
Para garantir que as ações de comunicação interna atinjam os resultados esperados e possam ter o seu valor provado, você precisará de métricas. Com elas, é possível fazer uma mensuração correta.
Por exemplo, se o objetivo foi reduzir a saída de associados em 6 meses, deve-se medir a taxa desse nesse período.
As métricas e indicadores de desempenho são sempre muito ligados com os objetivos estratégicos da comunicação interna.
Seus dados devem ser levantados por ferramentas de gestão e análise ou por meio de pesquisas internas (caso o objetivo esteja ligado com a satisfação ou com o alinhamento de associados e colaboradores).
As informações coletadas servirão de base para continuar com o que deu certo e reavaliar as ações que não cumpriram com as expectativas.
A comunicação interna é, definitivamente, uma ferramenta indispensável para o sucesso de uma associação.
Seu conceito prega um relacionamento mais aberto, integrador e estreito com um dos ativos mais valiosos de qualquer negócio: os associados.
E isso é fundamental para promover um melhor serviço para os associados.
