Reuniões produtivas nada mais são do que os encontros com a diretoria ou associados, em que você consegue cumprir com o objetivo inicial – seja ele tomar ou alinhar uma decisão, estabelecer pautas, direcionar novas ações avançar na discussão de um tema complexo e importante ou mesmo apresentar os resultados de um projeto. Ou seja, o sonho da grande maioria dos diretores, que em muitos casos, sentem que suas agendas estão lotadas de reuniões que acabam apenas desperdiçando o tempo.
É por isso que a sua percepção em relação às reuniões precisa mudar. Esses encontros são momentos cruciais na gestão e precisam acontecer com regularidade, organização e principalmente, com horário para começo e fim! Pensando nisso, nós elaboramos esse post com as melhores dicas para ter reuniões produtivas a distância ou presenciais:
Quais são os tipos de reuniões?
O primeiro passo para realizar reuniões produtivas é identificar qual o tipo de cada reunião, já que é a partir disso que você vai saber quem precisa convidar, qual a pauta da reunião e quanto tempo ela pode durar. No infográfico abaixo você acompanha as principais informações sobre reuniões de decisão, discussão e apresentação:
Dicas para ter reuniões mais produtivas?
Agora que você sabe exatamente qual tipo de reunião precisará participar ou convocar, confira nossas dicas:
- Defina um horário limite para a discussão;
- Faça uma preparação pré reunião para se inteirar dos assuntos a serem discutidos (ou indique, por exemplo, que tipo de leitura precisa ser feita antes da discussão);
- Acrescente na rotina dos diretores as dailys – inspiradas na metodologia ágil, são reuniões curtas de 15 a 20 minutos que facilitam o acompanhamento da equipe;
- Anote tudo que foi decidido – para registrar as informações importantes e compartilhar com a equipe ou com o board depois;
- Se você é o mediador daquela reunião, não se esqueça de exercer seu papel, guiando a discussão para o objetivo final;
- Use apresentações apenas quando for relevante – gráficos e recursos visuais podem te ajudar a explicar melhor o seu ponto.
Perceba que, para cada reunião, existe um ritual antes e um depois!
