Conflitos entre associados, ou até entre associados e a diretoria, são mais comuns do que se gostaria. Seja por reclamações por barulho, por divergência na reserva ou na utilização de áreas comuns, ou até mesmo por questões pessoais, é frequente a necessidade da intervenção da diretoria para resolução de problemas.
Buscando auxiliar os membros das diretorias a resolver essas situações da melhor maneira, reunimos algumas dicas focadas em comunicação eficiente e clara, tornando a convivência na associação ainda melhor. Afinal, queremos que associados seja sinônimo de comunidade para você!
A importância da comunicação na associação
A clareza na comunicação é fundamental para evitar conflitos em comunidade. Uma ideia mal comunicada pode ser a fonte de problemas, em muitos casos, totalmente desnecessários. Portanto, a diretoria tem uma grande responsabilidade também nesse aspecto.
Cabe a diretoria fazer com que as informações mais importantes cheguem até os associados, tanto através de circulares e outros comunicados oficiais, quanto no convívio no dia a dia. Ao mesmo tempo, é fundamental que a gestão não privilegie um associado mais do que outro quando o assunto são as novidades na associação.
Quando se trata de problemas de comportamento ou denúncias de descumprimento das regras da associação, uma comunicação eficiente pode resolvê-los direta ou indiretamente. Vale lembrar: mesmo em desentendimentos entre associados, é função da diretoria mediar os dois lados e ajudar a encontrar uma solução. Porém, não é seu papel decidir qual das partes está certa ou errada.
Comunicação eficiente entre associação e associados
Quando a comunicação entre associação e associados não tem obstáculos, é muito mais simples resolver conflitos, assim como evitá-los. Se os associados não conseguem reportar um problema à gestão, ou vice-versa, ele não pode ser resolvido.
Para garantir que o fluxo de informações entre os associados e a gestão funcione, é importante estabelecer primeiramente os canais de comunicação. Em associações que possuem o sistema Clubes Associados Software essa questão é mais simples, já que tudo pode ser centralizado no sistema. Mesmo usuários que não conferem as notificações na área do associados podem receber todas as novidades no email ou SMS.
Porém, em associações que não contam com esse recursos, é dever da diretoria avaliar junto aos moradores qual é o melhor canal (email, telefone, mural de avisos, etc), reunir os contatos de todos os associados e garantir que as informações alcancem a todos – e sem ruídos. Lembre-se: uma comunicação clara evita problemas desnecessários.
Princípios da comunicação não-violenta
Você já ouviu falar em comunicação não-violenta? Trata-se de um método para se comunicar evitando ataques e defesas, baseado em compaixão e em escolhas mais pacíficas no modo de se expressar. E é também uma ótima estratégia para se comunicar enquanto gestor.
Segundo psicólogo americano Marshall Rosenberg, criador desta abordagem, “a comunicação não-violenta também assume que todos compartilham o mesmo, as necessidades humanas básicas, e que cada uma de nossas ações são uma estratégia para atender a uma ou mais dessas necessidades”.
As situações de conflito na associação podem ser super simples e fáceis de resolver, ou mesmo complexas e passíveis de auxílio de terceiros (advogados, psicólogos e profissionais de RH). Ao se deparar com elas, é essencial que a diretoria recorra a mecanismos como os da comunicação não-violenta, fazendo com que o diálogo seja o primeiro recurso na resolução.
Gestão de conflitos na associação
Trouxemos aqui algumas sugestões para evitar o surgimento de conflitos na associação. Às vezes, mesmo com toda a preparação da diretoria, não é possível evitar divergências entre associados e outras pessoas que circulam pela associação. Se a diretoria se deparar com situações assim, o primeiro passo é sempre o diálogo. Converse com as partes e procure entender o que aconteceu. Os conceitos e as práticas da mediação podem ser aplicadas aqui.
Se mesmo mediando a situação não for solucionada, pode ser que os envolvidos levem a questão para a assembleia. Pode ser que a questão seja resolvida assim, mas para isso a diretoria precisa conduzir a reunião de maneira a permitir a participação das partes, deixando claro que a solução não significa a vitória de um lado sobre o outro, ou a satisfação de ambas as partes. Certamente, todos terão de ceder um pouco para permitir que a situação seja superada.
Lembre-se também que a diretoria não é especialista em tudo e não é capaz de resolver todos os conflitos. Alguns vão permanecer por um bom tempo, outros vão desaparecer da memória dos envolvidos. O que deve ser constante é o comprometimento em buscar uma solução através do diálogo, deixando claro que decidir quem está certo ou quem está errado não é seu papel.
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